Factura electrónica obligatoria
Dentro de la transformación digital de las empresas, uno de los principales cambios es la futura obligación de emitir facturas electrónicas que afectará a todos los autónomos y empresas de España, que tendrán que adaptarse a esta realidad para cumplir con los plazos de la nueva Ley Crea y Crece, en vigor desde el pasado mes de octubre de 2022.
Una medida para la que conviene prepararse, puesto que su desarrollo reglamentario ya está en proceso y, con él, comenzará a correr el plazo para adaptarse a este cambio normativo.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales se define en el reglamento como “aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos”.
Para que la factura electrónica pueda considerarse como tal deberá cumplir con cierto contenido mínimo, así como con unas características técnicas definidas en el propio reglamento.
Entre otras cosas, las facturas electrónicas obligatorias deberán emitirse a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria, o bien un programa de factura electrónica certificado, siendo posible combinar ambas vías.
También se fija que las facturas electrónicas deberán permanecer accesibles para su destinatario, tanto para su lectura como para su descarga o copia, durante al menos 4 años.
¿Qué dice la Ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?
La obligatoriedad de la factura electrónica no es un tema nuevo en España, pues ya se recoge en la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Con esta normativa ya se impulsó el uso de la factura electrónica para las empresas que trabajan con las administraciones públicas. Después, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, extendió la factura electrónica obligatoria a todas las operaciones de sociedades con el sector público que superen los 5.000 euros, aunque el límite depende de cada Administración.
El 28 de septiembre de 2022 se aprobó la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como la nueva Ley Crea y Crece, una reforma para impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pymes. La nueva Ley Crea y Crece establece en su artículo 12 lo siguiente:
“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”
Con esta norma, la obligación de las facturas electrónicas se extenderá ahora a todo el sector privado. Hay que tener en cuenta que esta factura electrónica obligatoria no aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales.
Objetivos de la implementación de la factura electrónica
La nueva obligatoriedad de la factura electrónica es una de las medidas de la Ley Crea y Crece para combatir la morosidad comercial y facilitar la transición digital. Según indica la Ley, éstos son los objetivos de la implantación de la factura electrónica obligatoria en España:
- Luchar contra la morosidad, haciendo más fácil el seguimiento de las facturas y sus plazos de pago
- Reducir costes en las transacciones comerciales de las pymes.
- Impulsar la transformación digital en las empresas, principalmente en las pymes.
- Fomentar el uso de medios electrónicos para la transferencia mercantil.
- Aumento del control para evitar el fraude fiscal por parte de la Agencia Tributaria.
- Facilidad para presentar las autoliquidaciones de impuestos. La Agencia Tributaria, al tener los datos de las facturas electrónicas, podrá facilitar la presentación de los modelos fiscales a los autónomos y PYMES.
¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica entre empresarios y profesionales?
La obligación de la factura electrónica no se aplica de inmediato, sino que se articula un período transitorio para que empresas y autónomos se adapten. Este plazo empezará a contar desde el momento de la aprobación del reglamento específico para la factura electrónica que todavía está pendiente.
El 28 de septiembre de 2022 se publicaba en el BOE la Ley 18/2022. El 7 de marzo de 2023 salió a consulta pública el reglamento específico para la factura electrónica y una vez aprobado, empezará a contar el plazo para adaptarse y empezar a emitir facturas electrónicas.
Plazo para empresas que facturen más de 8 millones
Las empresas con un volumen de facturación anual mayor a los 8 millones de euros tendrán 1 año desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica para aplicar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales.
Lo previsible es que el reglamento específico se apruebe a principios de 2024, por lo que las empresas que facturen más de 8 millones tendrán hasta principios de 2025 para adaptarse totalmente a la nueva realidad de facturación electrónica.
Plazo para empresas que facturen menos de 8 millones
En el caso de las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones de euros tendrán 2 años después de la entrada del reglamento específico de la factura electrónica para empezar a emitir facturas electrónicas.
Recientemente, el Ministerio de Economía ha actualizado las fechas y ha comunicado que habrá un plazo de un año más, es decir, un total de tres años después de la entrada del reglamento para que los autónomos se adapten completamente a esta obligación y tengan también que informar en tiempo real sobre los estados de sus facturas a los proveedores o a la Agencia Tributaria.
Por lo tanto, si el reglamento específico se aprueba a principios de 2024, las empresas que facturen menos de 8 millones tendrán que haber adoptado la factura electrónica obligatoria a principios de 2026.
Sin embargo, no será principios de 2027 cuando los autónomos persona física también tengan que informar sobre el estado de sus facturas. Esta obligación afectará a todos los autónomos que reciban una factura electrónica y deberán ir remitiendo en el plazo máximo de cuatro días a sus proveedores cierta información como la aceptación o rechazo de la factura y su fecha o el momento en el que han hecho efectivo el pago completo o parcial.
La obligación de informar sobre el estado de la factura electrónica también afectará a los autónomos que utilicen el software público de Hacienda, sólo que en este caso no tendrán que informar a sus proveedores sino directamente a la Agencia Tributaria.
¿Qué sanciones hay por no adaptarse a la facturación electrónica?
Todas las empresas deberán cumplir con la obligación de las facturas electrónicas y cumplir los requisitos legales o podrán enfrentarse a sanciones como apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.